La nostra Metodologia

Se decidi di dotarti di un sistema ERP probabilmente è perché senti la necessità di rendere più efficiente la tua organizzazione.

Le motivazioni possono essere diverse ma generalmente tu avverti questa esigenza quando il sistema gestionale non è più in grado di supportare le attività operative necessarie al funzionamento della tua azienda, o semplicemente perché hai appena avviato una attività imprenditoriale e hai bisogno di un sistema informativo. È necessario però che tu sappia alcune cose.

I sistemi ERP non sono tutti uguali e, in generale, si distinguono uno dall’altro per alcune specifiche caratteristiche:

  • la copertura funzionale,
  • la base dati,
  • l’ergonomia operativa,

e, soprattutto, per:

  • la scalabilità,
  • la flessibilità ad adattarsi alle esigenze organizzative di una azienda quando ha la necessità di adeguarsi rapidamente alle dinamiche del mercato.

Se la tua azienda opera con processi semplici, è probabile che il sistema ERP non ha bisogno di adattamenti o di altre funzioni operative.

Se invece:

  • le tue attività hanno un livello di complessità alquanto elevato,
  • la quantità di informazioni che devi trattare ed elaborare è notevole,
  • i tuoi processi di business sono piuttosto complessi e articolati,
  • è molto probabile che il sistema ERP in qualche maniera debba essere personalizzato.

Esistono diverse metodologie che ti possono aiutare a scegliere e a implementare un sistema ERP nella tua azienda, ma preferiamo essere pragmatici e non annoiarti con lunghi argomenti accademici. Per questo motivo sulla base della nostra esperienza abbiamo pensato di costruire un percorso che ti può aiutare a farlo.

Prima di ogni altra cosa teniamo a sottolineare che noi non vendiamo sistemi ERP. Le nostre soluzioni sono open source e non richiedono l’acquisto di licenze. Apparteniamo ad una rete di consulenti in materia organizzativa e informatica e le piattaforme applicative che proponiamo sono solo strumentali alla nostra professione.

Il nostro obiettivo quindi è mettere a tua disposizione le nostre competenze per rendere più efficiente e più competitiva la tua azienda mediante il miglior uso delle tecnologie informatiche. In teoria bisognerebbe partire con una analisi approfondita dell’intero sistema azienda al fine di:

  • conoscere le dinamiche del suo funzionamento,
  • rilevare le esigenze organizzative, determinare la loro natura e individuare la loro origine, qualificare i processi primari e quelli di supporto,
  • prendere nota delle procedure operative (chi fa cosa, come, quando e perché),
  • determinare l’insieme dei dati (portafoglio informativo) necessari al suo funzionamento.

Detta così sembra una cosa semplice ma, invece, è una attività impegnativa che richiede molto tempo e che, soprattutto, va fatta direttamente in azienda lavorando a stretto contatto con il management e con il personale operativo.

Ci rendiamo conto che per una piccola e media impresa questa attività può incidere notevolmente sul costo complessivo dell’investimento, ma allo stesso tempo ci chiediamo come è possibile che gran parte dei fornitori IT (escludendo i colossi dell’informatica gestionale) riescano a fare una analisi nel giro di poche ore.

Può essere comprensibile se le esigenze organizzative hanno un livello di complessità piuttosto basso, ma non lo è affatto quando l’asticella sale verso l’alto.

Nostro malgrado, la risposta molto spesso la leggiamo nel contenzioso che frequentemente si apre tra le due parti per il mancato raggiungimento degli obiettivi.

Allora ci siamo chiesti:

  • perché solo le aziende di grandi dimensioni o solo quelle che hanno maggiori risorse finanziarie debbano godere dei benefici derivanti dalle attività di consulenza?
  • in quale maniera possiamo contribuire alla crescita delle piccole e medie imprese su cui si basa maggiormente il nostro sistema economico?

Bene, la risposta è in una metodologia di implementazione non convenzionale meglio conosciuta nell’ambito accademico come Agile Implementation.

Questa metodologia parte dal presupposto che l’implementazione di un sistema ERP venga eseguita a piccoli passi in modalità incrementale, processo dopo processo, partendo da un setup di base del sistema ERP.

La forma contrattuale

Sicuramente questo approccio porta ad una differente forma contrattuale rispetto a quella tradizionale, in particolare:

  • Mentre il contratto tradizionale è visto come una maniera per tutelarsi da eventuali inadempimenti della controparte, il contratto fondato sulla agile implementation è, invece, uno strumento che permette ad entrambi di venirsi incontro reciprocamente, ognuno in base alle proprie necessità.
  • A differenza del contratto tradizionale dove i prezzi, le scadenze e i risultati vengono pattuiti sin dall’inizio in base ad un documento di analisi e ad un capitolato d’opera, il contratto agile prevede che tu paghi ogni porzione di software funzionante al termine di ogni rilascio.

Con l’approccio incrementale la tutela del rischio che è il presupposto cardine su cui si basano i contratti tradizionali, perde di ogni significato, perché:

  • è difficile che il reparto tecnico non rispetti le scadenze di rilascio, in quanto le sessioni di lavoro operano su finestre temporali ristrette e, quindi, è più facile calcolare il tempo necessario per terminare le attività programmate,
  • la presenza di un consulente esperto di sistemi informativi riduce notevolmente le incomprensioni che generalmente si verificano per una errata interpretazione delle esigenze o della problematica,
  • se tu vedi che lo sviluppo non sta andando nella direzione desiderata puoi intervenire immediatamente affinché si possano  rimuovere agevolmente i problemi riscontrati,
  • se tu non paghi, noi perdiamo solo il corrispettivo pattuito per una sessione di lavoro riducendo così il rischio di insolvenza ma, allo stesso tempo, questo meccanismo stimola anche te a pagare la somma pattuita per evitare che vengano bloccate le attività implementative vanificando così gli investimenti già fatti.

Questo approccio contrattuale aiuta, quindi, sia a limitare gli inadempimenti da parte tua che da parte nostra, sia a incentivare la cultura della fiducia reciproca.

Ora però ti stai chiedendo….va bene tutto questo, ma chi mi assicura che venga rispettato il valore stimato dell’investimento?

Questa è una domanda a cui non c’è una risposta.

Possiamo solo dirti che:

  1. al termine della implementazione il sistema ERP risponderà coerentemente alle esigenze della tua organizzazione,
  2. se le tue esigenze restano invariate rispetto a quelle rilevate in sede di macroanalisi è improbabile che l’investimento stimato non venga rispettato,
  3. se invece dovessero cambiare, non è detto che le attività aggiuntive influiscano sul valore dell’investimento stimato,
  4. se per un qualunque motivo hai necessità di rallentare le attività implementative puoi sempre farlo.

Inoltre, non dimenticare che siamo consulenti e per noi è molto importante instaurare un rapporto di fiducia senza mai perdere di credibilità.