Perché e quando è necessario revisionare o cambiare il Sistema Gestionale?

By Francesco Muggeo September 20, 2017 Informatica Aziendale No comments yet

Perché

I primi sentori solitamente si affacciano quando i tuoi collaboratori iniziano a lamentarsi degli strumenti di lavoro che hanno a disposizione, però non sempre gli strumenti sono la loro causa.

Le motivazioni più ricorrenti potrebbero essere:

  • la presenza di processi aziendali non integrati nel sistema che portano all'uso e all'abuso di fogli di calcolo, data base locali, ecc…;
  • il sistema non consente di registrare informazioni utili per la gestione operativa e per le decisioni;
  • il personale operativo esegue una eccessiva quantità di attività manuali che si ripetono frequentemente;
  • la variazione delle condizioni di mercato;
  • la volontà di creare un’area di competenza tecnologica all'interno dell’azienda per acquisire un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza.

Dare una risposta al perché bisogna revisionare o rottamare un sistema informativo è stato piuttosto semplice.

Lo è meno, invece, stabilire quando farlo.

Quando

Indipendentemente dalle motivazioni che inducono a revisionare o a cambiare il sistema di gestione aziendale non sempre le aziende sono ben disposte al nuovo.

In genere vengono preferite soluzioni già consolidate o, in alternativa, si sceglie di revisionare il sistema informativo con continui adattamenti.

Questo atteggiamento rimane invariato anche se le nuove tecnologie sono in grado di migliorare l’efficienza dei processi, di ridurre i costi, di diffondere meglio la cultura della conoscenza e della collaborazione.

Solitamente si mantiene un comportamento “attendista” rinviando la decisione a tempi migliori in attesa che queste nuove tecnologie trovino il consenso del mercato grazie alla loro maggiore diffusione e maturità.È un atteggiamento rispetto al nuovo che porta ad assumere posizioni del tipo:

  • per chi non vuole sbagliare non è mai il momento giusto di prendere la decisione;se le cose vanno bene, non si avverte la necessità di innovare;
  • se invece vanno male, non è il momento di sostenere ulteriori costi e, quindi, si preferisce rimandare a tempi migliori;se si è usciti indenni da una situazione critica, non si ritiene opportuno avviare un processo di cambiamento senza aver ben compreso ciò che si dovrà fare.

In realtà sono tutte motivazioni che hanno il solo scopo di rimandare una decisione.Dare quindi una adeguata risposta al “quando” revisionare o cambiare il sistema informativo è un’impresa difficile.

Tuttavia ti può venire in soccorso un proverbio cinese che recita così:

"Quando soffiano i venti del cambiamento qualcuno alza barriere imponenti, altri costruiscono mulini a vento."

Conclusioni

Introdurre il cambiamento nei sistemi informativi non è solo una questione di trovare le motivazioni per farlo e sul quando farlo, ma il problema più grande che si pone è sul come e sul con chi farlo.

Quasi sempre, l’atteggiamento “attendista” verso il nuovo nasconde solo le difficoltà da parte delle aziende di prendere decisioni su argomenti che vanno oltre la propria comprensione.Ma a questo c’è rimedio.

I consulenti di organizzazione aziendale specializzati in sistemi informativi sono lì per questo, aiutano a prendere decisioni.

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